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Assemblee digitali e nuova proroga:
non più emergenza, ma tecnica di governance societaria.

La recente proroga della disciplina sulle assemblee “a distanza” fino al 30 settembre 2026 conferma un dato ormai rilevante: l’assemblea digitale non è più una deroga occasionale, ma una modalità strutturale di funzionamento degli organi sociali.

 

Dopo anni di applicazione pratica, il tema non è più se si possano tenere assemblee in videoconferenza, ma come farlo correttamente, stabilmente e senza spazi per qualsivoglia tipo di impugnativa o contestazione futura.

 

1. Dalla flessibilità emergenziale alla tecnica ordinaria

 

L’esperienza degli ultimi anni ha dimostrato che:

 

• l’assemblea digitale funziona;
• riduce spostamenti e complessità organizzativa;
• amplia la partecipazione effettiva dei soci.

 

Tuttavia, la proroga continua di una disciplina nata come emergenziale rischia di mascherare un problema di fondo: la necessità di ricondurre queste modalità all’interno di una governance consapevole e pianificata, non affidata a norme “ponte”.

 

2. Il vero discrimine: struttura societaria e statuto

 

La prassi notarile più avvertita converge ormai su un punto chiave:
la legittimità dell’assemblea digitale non dipende dalla tecnologia, ma dall’assetto organizzativo della società.

 

In concreto:

 

• nelle società con struttura più rigida, la partecipazione a distanza richiede una base statutaria chiara, coerente e non improvvisata;
• nelle strutture più flessibili, la modalità telematica si inserisce naturalmente nella logica di autonomia organizzativa, purché siano garantiti identificazione, partecipazione e formazione consapevole della volontà.

 

La tecnica non è “videoconferenza sì o no”, ma progettazione delle regole di funzionamento.

 

3. Centralità del Notaio: non spettatore, ma architetto

 

In questo scenario il ruolo del Notaio cambia profondamente:

 

• non è più solo verbalizzante;
• diventa garante del processo decisionale, anche quando il processo è digitale.

 

I nodi tecnici più rilevanti non sono tecnologici, ma giuridici:

 

• corretta identificazione dei partecipanti;
• continuità della partecipazione;
• effettività del diritto di intervento;
• tracciabilità delle votazioni;
• coerenza tra modalità di svolgimento e contenuto del verbale.

 

L’assemblea digitale mal progettata non è inefficiente: è invalida.

 

4. Perché la proroga al 2026 non va “subita”

 

La proroga non dovrebbe essere letta come un semplice rinvio, ma come un periodo di transizione utile per:

 

• aggiornare statuti e regolamenti assembleari;
• chiarire le modalità di convocazione e svolgimento;
• eliminare soluzioni ibride o improvvisate nate nell’urgenza.

 

Chi continuerà a basarsi solo sulla proroga rischia, allo scadere, di trovarsi con assetti societari non allineati alla prassi reale.

 

5. Assemblea digitale come scelta, non come eccezione

 

Il punto di arrivo non è la fine della proroga, ma questo:

 

l’assemblea digitale deve essere una scelta consapevole di governance, non una tolleranza temporanea.

 

La qualità della decisione societaria non dipende dalla presenza fisica, ma dalla correttezza del procedimento.
Ed è proprio qui che il notariato può (e deve) fare la differenza.